De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se informa a las personas asistentes al XIII Congreso de Biología de la Conservación de Plantas sobre el tratamiento de sus datos personales.
Responsable del tratamiento
SEBICOP
Sociedad Española de Biología de la Conservación de Plantas
Correo electrónico de contacto en materia de protección de datos:
info@conservacionvegetal.org
Finalidades del tratamiento
Los datos personales facilitados serán tratados para las siguientes finalidades:
- Gestión de la inscripción y participación en el Congreso, incluyendo la organización del evento, control de asistentes, comunicaciones informativas relacionadas con el desarrollo del mismo y elaboración de listados de participantes.
- Gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo la emisión, gestión y conservación de facturas, así como el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la normativa fiscal y contable aplicable.
- Captación y tratamiento de imágenes y grabaciones audiovisuales (fotografías, vídeos y sonido) realizadas durante el Congreso, con fines exclusivamente:
- Divulgativos e informativos del evento,
- Institucionales,
- De archivo histórico,
- De puesta a disposición de los asistentes o del público a través de medios propios de la entidad (página web, canales corporativos o redes sociales).
- Envío de comunicaciones informativas futuras relacionadas con nuevas ediciones del Congreso u otras actividades de naturaleza similar organizadas por SEBICOP, únicamente cuando el interesado haya otorgado su consentimiento expreso.
Tipología de datos tratados
- Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, institución, cargo profesional.
- Datos de facturación y económicos: nombre o razón social, NIF/DNI, dirección fiscal, concepto e importe facturado.
- Datos de imagen y voz: fotografías y grabaciones audiovisuales obtenidas durante el desarrollo del Congreso.
Base jurídica del tratamiento
Las bases jurídicas que legitiman el tratamiento de los datos son las siguientes:
- Ejecución de la relación contractual (art. 6.1.b RGPD): para la gestión de la inscripción, participación y organización del Congreso.
- Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD): para el tratamiento y conservación de los datos de facturación y contabilidad.
- Consentimiento expreso del interesado (art. 6.1.a RGPD):
- para la captación y uso de imágenes, vídeos y grabaciones audiovisuales;
- para la inclusión de los datos de contacto en listas de distribución y el envío de comunicaciones futuras.
El consentimiento podrá ser retirado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a su retirada.
Plazo de conservación de los datos
- Los datos relacionados con la inscripción y gestión del Congreso se conservarán durante el tiempo necesario para la organización del evento y la correcta gestión posterior del mismo.
- Los datos de facturación se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y contable vigente en cada momento.
- Las imágenes y grabaciones audiovisuales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y, en todo caso, por un plazo máximo de 12 meses, salvo que resulte necesario su mantenimiento para el cumplimiento de una obligación legal o para la acreditación de actuaciones, en cuyo caso permanecerán debidamente bloqueadas conforme a la normativa aplicable.
Destinatarios de los datos
No se prevén cesiones de datos a terceros, salvo obligación legal.
Podrán acceder a los datos determinados proveedores que presten servicios necesarios para la organización del Congreso (plataformas técnicas, servicios audiovisuales o administrativos), actuando como encargados del tratamiento, con los correspondientes contratos conforme al artículo 28 del RGPD.
Podrán acceder a los datos determinados proveedores que presten servicios necesarios para la organización del Congreso (plataformas técnicas, servicios audiovisuales o administrativos), actuando como encargados del tratamiento, con los correspondientes contratos conforme al artículo 28 del RGPD.
Transferencias internacionales de datos
No están previstas transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo.
Derechos de las personas interesadas
Las personas interesadas pueden ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, mediante solicitud dirigida al correo electrónico indicado del responsable del tratamiento.
Asimismo, pueden presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideran que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa vigente.
CONSENTIMIENTOS
He leído y acepto la Política de Protección de Datos (consentimiento obligatorio para formalizar la inscripción al Congreso).
Tratamiento de imagen y sonido
Autorizo expresamente la captación y uso de mi imagen y voz en fotografías y grabaciones audiovisuales realizadas durante el Congreso, conforme a las finalidades informativas e institucionales indicadas.
Autorizo expresamente la captación y uso de mi imagen y voz en fotografías y grabaciones audiovisuales realizadas durante el Congreso, conforme a las finalidades informativas e institucionales indicadas.
Inclusión en lista de distribución
Autorizo el tratamiento de mis datos de contacto para recibir comunicaciones futuras relacionadas con el Congreso u otras actividades organizadas por SEBICOP.
Autorizo el tratamiento de mis datos de contacto para recibir comunicaciones futuras relacionadas con el Congreso u otras actividades organizadas por SEBICOP.
Nota informativa adicional
Durante la celebración del Congreso se informará de forma visible de la realización de grabaciones y captación de imágenes.